TIPPS: E-MAIL ENGLISH - BUSINESS ENGLISH - DEUTSCH

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ENGLISCHE E-MAILS

Tipps für professionellere Business E-Mails im

englischsprachigen Schriftverkehr

E-MAIL for BUSINESS ENGLISH

DIE BETREFFZEILE

- "SUBJECTLINE" -

Die Subjectline unbedingt kurz halten

Einige E-Mailprogramme übertragen lange Einträge in dieser Zeile nicht und verkürzen sie sonst ggf. automatisch.

Kurze, stichwortartige Sätze, die den Inhalt der E-Mail treffend wiedergeben. Es werden keine grammatikalisch vollständigen Sätze erwartet. Unterschiedliche Themen können mittels Kommata getrennt werden.

In E-Mails immer ein "Subject"/"Betreff" angeben

Viele Adressaten im professionellen Bereich müssen z. T. hunderte von E-Mails am Tag zu ebensovielen verschiedenen Vorgängen abarbeiten. Die Subjectline soll dazu dienen, den Zusammenhang der Mail schnell einordnen zu können. Falls die Mail nicht sofort beantwortet wird, ist später - in der Übersichtsansicht des E-Mailprogramms - nur noch der Absender und die Subjectline zu sehen, aus der dann aber der ganze Vorgang oder der Anlass wieder erinnerbar sein sollte. Es sollten in jedem Fall sehr aussagekräftige Angaben in der Subjectline gemacht werden.

RE:

"RE:" steht in der Subjectline für REGARDING, bezüglich, was bei einer Antwort über den REPLY Buttom automatisch von dem E-Mailprogramm in der SUBJECT-Line vor den SUBJECT-Inhalt gesetzt wird.

TEXTBAUSTASTEINE FÜR DIE SUBJECTLINE

(entnommen unserem Band: flashbooks No. 1 Professional Correspondence, Seite 66)

- Confirmation of ...

- Request to (/for) ...

- Delivery date

- Your delivery

- Your order of ...

- Our (/Your) telephone conversation of ... (with Mr/s X...)

- Yur telephone inquiry regarding ...

- Enquiry regarding ...

- Your enquiry

- Reservation for
FYI:
"FYI:" steht in der Subjectline für "zu Ihrer Information", FOR YOUR INFORMATION. Damit macht der Adressat gleichzeitig deutlich, dass er auf diese E-Mail keine Antwort erwartet.
URGENT:
"URGENT:" steht in der Subjectline vor der Subjectangabe für "EILT / DRINGEND", damit diese Mail bevorzugt bearbeitet wird und sollte in der professionellen Kommunikation nicht inflationär verwendet werden, sondern nur in den wirklich eiligen Fällen.
REQ:
"REQUEST" (for): steht in der Subjectline (vor dem Subject) für eine "Anfrage / Bitte"
Das Wort "INFORMATION" vermeiden!
E-Mail Ratgeber weisen immer wieder darauf hin, das Wort "information" in der SUBJECTline zu vermeiden, da es sich ja immer um Informationen und Informationsaustausch handelt, der Begriff also nichtssagend ist. Statt dessen die Infos, die man haben oder geben möchte, ganz konkret benennen

Einige Anregungen dieser Seite haben wir bei Kaitlin Duck Sherwood (www.webfoot.com/advice/email.top.html) "A Beginner's Guide to Effective Email" genommen.

ZITIEREN / ANTWORTEN:

Vor Antworten immer zitieren
Bei Antworten auf eine Frage einer E-Mail immer die Textpassage (Frage) auf die sich die Antwort bezieht zitieren. Also nicht einfach ein "YES" an den Anfang der Mail setzen, sondern vor die Antwort die ursprüngliche Frage kopieren. (Dies ist erstens höfliche Konvention und zweitens sinnvoll, weil der Adressat ggf. an vielen Vorgängen parallel arbeitet und sonst nicht mehr genau weiss worum es ging.)

Ein Zitat wird in den meisten Mailprogrammen mit dem > (GRÖßER-ALS-ZEICHEN) gekennzeichnet. Bsp:

> We are having a few friends to lunch at 11.30 on friday
> and wondered if you would like to join us?

Yes, friday at 11.30 is fine by me.

(entnommen unserem Band: flashbooks No. 1 Professional Correspondence, Seite 129)

Zitate kürzen
Es sollte nicht der ganze Text einer erhaltenen Mail zitiert werden, sondern nur der Teil der Frage, der für das Verständnis der Antwort nötig ist. Durch Kürzungen kann das Zitat unverständlich werden, daher in der Antwort dann wieder ausführlicher den Gesamtzusammenhang des INHALTS in den Formulierungen herstellen. Also alle Fakten, Termine, Personen und Aussagen konkret benennen. Korrekt zitieren, also Auslassungen mit eckigen Klammern bzw. Punkten kennzeichnen

Tipp:

Ggf. eine ganze Themenpassage durch knappe Stichworte, die in Klammern stehen, abkürzen. Bsp: [product launch, new marketing campain, PR etc.]
Größere Passagen ans Ende

Längere Passagen, auf die man sich bezieht, - und auf die man unbedingt nicht verzichten möchte - sollten am Ende einer Mail zitiert werden. Die Endlosbandwürmer von Mails, die Fragen und Antworten mehrerer Wochen mit sich herumschleppen gilt es aber zu vermeiden. Mails sollten ganz kurz, klar und übersichtlich sein. Ein sauberer Stil enthält üblicher Weise nicht mehr Zitatzeilen als eigenen Text.)

Eine Mail NICHT mit einem Zitat beginnen. Wenigstens ein "Hello ..." voranstellen.

Tipp:

Zitate mehrerer Mails lassen sich wie in folgendem Beispiel auch übersichtlich darstellen:

Bsp.:

Charles wrote on July 5th:
> Anyone thought about a date for the meeting?

To which Linda replied on July 7th:
> I'm happy with Tuesday

And John added on July 9th:
> I can live with Tuesday pm

Sounds good to me. Andy

Sonderzeichen vermeiden
Bedenken Sie, dass Sonderzeichen, (z.B. Copyrightzeichen, u.v.a.m ) Umlaute, Auszeichnungen wie fette oder kursive Schrift etc. auf verschiedenen Computern unterschiedlich dargestellt werden. (Bei Korrespondenz in die USA oder nach GB sollten Sie also z.B. Umlaute wie ä, ö, ü, und ß und Sonderzeichen nicht verwenden also "ae, oe, ue und ss", schreiben, es sei denn Sie wissen definitiv, dass der Rechner Ihres Korrespondenzpartners diese "exotischen" Zeichensätze geladen hat und korrekt darstellt und nicht - wie übrigens sehr häufig - als "wirre" Zeichenfolge anzeigt.)
Hilfe zu Sonderzeichen und den Zeichensäzen anderer Länder findet sich z.Bsp.hier
Hervorhebungen:
Als Alternative werden in E-Mails üblicher Weise HERVORHEBUNGEN durch *Sternchen* ausgedrückt, sogenannte Asterisks. Üblich sind ferner _Unterstriche_ und KAPITÄLCHEN, also GROSSBUCHSTABEN sowie Ausrufezeichen !!

Aber * *besonders * * starke >>!! HERVORHEBUNGEN !! > > wirken in der Geschäftskorrespondenz schnell unseriös.
Ironie
Da es in E-Mails (Mangels Gestik und Betonungsmöglichkeiten) für den Empfänger nur schwer zu erkennen ist, ob ein Satz ironisch gemeint war, insbesondere in internationaler und interkultureller Kommunikation, sollten ironischen Aussagen immer mit eine dem Satz nachgestellten Emotikons/Smileys versehen werden: Also :-) oder ;-)

Angabe von Links
Links immer in einer eigenen Zeile angeben, damit der Adressat den Rest des Satzes nicht für einen Teil des Links hält. Also z.B.:

http://www.flashbooks.de/email-english.htm

schreiben. (nicht http://www.flashbooks.de/email-english.htm schreiben)

Attachments
Da Sie nicht wissen, ob Ihr Empfänger die entsprechenden Programme auf seinem Rechner (z.B. Mac, Linux, OS2, Unix, Handheld/Palm) installiert hat, niemals ungebeten oder ungefragt irgendwelche Dateien oder sog. Visitenkarten anhängen. Aus Angst vor Viren löschen viele Empfänger sofort ungelesen alle Mails mit Attachments.

Die Fragen nach der Kompatibilität lauten auf Englisch z.B.:

Can your computer handle (.../Quark Xpress 4.1/Word 7/...) files?

Unfortunately I wasn't able to open the attachment. Could you please let me know what type of file it is?
(entnommen unserem Band: flashbooks No. 1 Professional Correspondence, Seite 89)

Die ersten 3 Sätze
Da der Geschwindigkeitsvorteil von E-Mails durch die Menge an Mails, mit denen die Empfänger täglich zugeschüttet werden, oft wieder aufgehoben wird, sollte man in den ersten 3 Sätzen schnell zur Sache kommen. Es ist nicht davon auzgehen, dass der Empfänger die Mail sofort ganz liest. Das Wichtigste muss daher immer in den ersten 3 Sätzen stehen, sonst löscht der Empfänger die Mail u.U. bevor er sie zuende gelesen hat. So vermeidet man bei einer Erstkontaktaufnahme auch, dass der Empfänger glaubt es handele sich nur um Werbemails, Spam etc.

Also in den ersten 3 Sätzen sagen:
- Wer man ist
- Woher der Kontakt kommt
- Was man will
- Warum dieses Anliegen für den Adressaten so wichtig ist dass er die Mail nicht löscht sondern sie liest und ggf. sogar darauf antwortet.
  BEISPIELSÄTZE:
  
  ...we are an international company in the (xy) sector ...
  
  ... you may remember that we met at the International Fair ... and discussed ...
  
  ... I am planing to ...
  
  ... this is to notify you of ...
  
  ... please arrange for ... to be ...
  
  ... we a in the urgent need of ...
  
  .... we are interested in supplying our customers with ...
  
  (7 von hunderten einleitender dt. - engl. Mustersätze, entnommen unserem Band: flashbooks No. 1 Professional Correspondence, Seite 67 ff. )

In eMails und Business-eMails häufig anzutreffende Akronyme / Abkürzungen
2L8    too late
AAMOF    as a matter of fact
AFAIK    as far as I know
ASAP    as soon as possible
B4N    bye for now
BCNU    be seeing you
BTW    by the way
CMIIW    correct me if I'm wrong
CU    see you (good bye)
CUL    see you later
F2F    face to face
FWIW    for what it's worth
FYA    for your amusement
FYI    for your information
HTH:    hope this helps
IAC    in any case
IOW    in other words
IKWUM    I know what you mean
IMHO    in my humble opinion
IOW    in other words
KWIM    know what I mean
LOL    laughing out loud
NBIF    no basis in fact
OBO    or best offer
OIC    oh I see
OTOH    on the other hand
RSN    real soon now
ROTFL    rolling on the floor laughing
RTFM    read the f…………ing manual
SIG    special interest group
SO    significant other
TIA    thanks in advance
TNSTAAFL    there's no such thing as a free lunch
TNX    thanks
TTFN    ta ta for now
TTYL    talk to you later
WRT    with respect to
WTG    way to go

Die auch in Business-E-Mails gängigen Emoticons / Smileys:

:-)    happy
:)    smile
:-(    sad
;-)    wink
:-o    shocked, surprised
:->    devilish
:/    hmmm...

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Beispielseite: flashbooks No.1, Seite 67:

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